秘書室

姓名 蔡秀英 職稱 秘書
分機 1101 Email
工作職掌 .副校長行程與會議安排
.副校長室公文、書信等文書處理
.協助副校長召開各項跨單位協調會議
.副校長室來賓、訪客接待
.副校長室經費運用與財產管理
.附設心理診療所相關業務處理
.其他交辦事項
姓名 于淑平 職稱 秘書
分機 1002 Email
工作職掌 .處理校長電話、文件等業務
.撰寫校長致詞稿、演講、簡報及書信等
.校長訪客及貴賓接待
.校長行程彙整及聯絡
.校長致贈禮品、賀卡及公關事務
.校長特支費動支及控管
.董事會校務報告
.校長室公文登記桌 公文收發人
.校長室收發文(100mbox)
.校長之代理人權限設定
.校長室財產管理
.校長、主任秘書交辦事項
姓名 劉美惠 職稱 秘書
分機 1001 Email
工作職掌 .安排規劃校長每日行程
.處理校長電話、文件等業務
.安排校長與教師、職員座談
.處理呈閱校長之簽呈、公文等
.校長特支費動支及控管
.校長貴賓接待事宜
.安排及處理校長出國事宜
.整理校長電子郵件
.校長、主任秘書交辦事項
姓名 黃敏燕 職稱 組員
分機 1208 Email
工作職掌 一、總收公文與分派
(1) 總發文(推廣教育處、研究發展處、校友服務暨資源發展處、體育室、產學營運處、會計室、校牧室、圖書館、電子計算機中心、職涯發展處、校務研究暨策略處、心理診療所):製發公文
(2) 校發文校對作業(學術單位)
(3) 編列電子公文之總收公文文號,並分派各承辦單位
(4) 歸檔公文之點收、檢查及製卷作業(同發文單位)
(5) 公文調卷之諮詢與處理(同發文單位)
(6) 公文(含簽陳)篆寫之諮詢處理及校發文(校長決行)潤稿作業
(7) 電子發文傳送確認處理、電子交換失敗改紙本發文
(8)公文線上簽核系統程式及操作問題諮詢與處理
(9)公文線上簽核系統維護廠商聯繫窗口及教育訓練安排
(10)教育部電子公文交換主機之問題聯繫與處理
二、其他事務
(1)主任秘書交辦事項
(2)機關憑證正副卡管理
(3)文書人員行政電腦軟體之問題聯繫與處理
(4)分層授權相關業務統籌
姓名 魏瓊惠 職稱 組員
分機 1209 Email
工作職掌 一、總收紙本公文與發文
(1)總發文(秘書室、軍訓室、教務處、學生事務處、國際暨兩岸教育處、人事室、環境保護暨安全衛生中心):編總發文公文文號與製發公文(電子及紙本)
(2)校發文校對作業(推廣教育處、研究發展處、校友服務暨資源發展處、體育室、產學營運處、會計室、校牧室、圖書館、電子計算機中心、職涯發展處、校務研究暨策略處、心理診療所)
(3)編列紙本公文之總收公文文號,並分派各承辦單位
(4)歸檔公文之點收、檢查及製卷作業(同發文單位)
(5)公文調卷之諮詢與處理(同發文單位)
(6)紙本公文收歸中央檔案室之管理(含彙整全校土地權狀、建物權狀及使用執照正本)
(7)機密公文作業處理
(8)公文線上簽核系統程式及操作問題諮詢與處理
二、其他事務
(1)主任秘書交辦事項
(2)其他文書行政庶務
(3)負責管理中央檔案室 (含門禁、檔案櫃使用申請)
(4)文書相關ISO程序書管理業務
姓名 許乃丰 職稱 組員
分機 1011 Email
工作職掌 董事會中壢辦公室相關業務
.董事長行程彙整及聯絡
.處理董事長電話、文件、演講、簡報等業務
.董事長貴賓訪客接待事宜
.董事會中壢辦公室空間及設備統籌管理
.整理董事長電子郵件
.董事長、校長、主任秘書交辦事項
姓名 林香吟 職稱 組員
分機 1203 Email
工作職掌 一、襄助主秘綜理業務
(1)簽文與函稿複核
(2)公文協調與督導
二、全校用印與章戳管理
(1)本校帳務核對及各類表單、傳票、支票用印
(2)全校單位章戳重製、拓模備查
(3)本校印信套印申請及管理
三、承辦行政會議
(1)議題彙整、會議記錄、發文、決議案件追蹤
(2)秘書室行政會議工作報告彙整
四、活動之安排、協調、聯繫
(1)畢業典禮秘書室承辦窗口
(2)策略結盟、簽約與參訪承辦窗口
五、優久大學聯盟校級聯絡窗口
六、全人校史博物館管理業務
七、其他事項
(1)主任秘書交辦事項
(2)主秘辦公室工讀生及影印機管理
(3)行政大樓工友管理及秘書室工讀生時數統籌管理(含校長室)
姓名 吳叔珊 職稱 組員
分機 1206 Email
工作職掌 一、總收公文與分派
(1)總發文(所有學術單位),製發公文(電子本)
(2)校發文校對作業(秘書室、教務處、學生事務處、總務處、人事室、國際暨兩岸教育處、環境保護暨安全衛生中心)
(3)編列電子公文之總收公文文號並分派各承辦單位
(4)歸檔公文之點收、檢查及製卷作業(同發文單位)
(5)公文調卷之諮詢與處理(同發文單位)
(6)稽催管理已逾期未結案公文
(7)公文(含簽陳)篆寫之諮詢處理
(8)公文線上簽核系統程式及操作問題諮詢與處理
(9)公文線上簽核系統使用者身分異動之設定處理(含登記桌)
二、安排校長與教師、職員、工友座談會安排
三、其他事務
(1)主任秘書交辦事項
(2)公告系統管理
(3)斐陶斐榮譽學會業務及辦理入會典禮
(4)個人資料保護業務、校長室個資盤點及風險評估
姓名 陳萱菱 職稱 組員
分機 1202 Email
工作職掌 一、襄助主秘綜理業務
(1) 簽文與函稿初核、各單位公文協調(教務處、總務處、環安中心、研發處、策略處、產運處、推廣處、張靜愚紀念圖書館、冠英心理治療所、政府計畫專案辦公室、體育室、商學院、設計學院、人育學院、法學院)
二、 董事會相關業務處理
三、 協助本校法律文書如契約之審閱、修訂與程序處理
(1) 秘書室、推廣處、張靜愚紀念圖書館、國際處、會計室、產運處、職涯處、商學院、人育學院、法學院
(2) 總務處-非工程類契約、資訊處-非制式契約
(3) 設計學院-商設系、景觀系、原專班等
(4) 工學院-醫工系、機械系、其他工學院所屬單位(學位學程)
(5) 策略結盟、校際簽約、訴訟案件等
四、「中原大學」意見信箱管理及投訴陳情案事件處理
五、 秘書室預算編列、執行與控管、公帳管理
六、 重要活動之安排、協調、聯繫
(1)名譽博士學位頒授典禮秘書室承辦窗口
(2)主管研討會秘書室承辦窗口
七、 其它事務
(1)校長、主任秘書交辦會議、活動、專案
(2)英文網頁及秘書室網頁管理
(3)彙整中長程計畫、評鑑資料
(4)彙整秘書室文書作業
姓名 房晟鈺 職稱 書記
分機 1201 Email
工作職掌 一、 襄助主秘綜理業務
(1) 簽文與函稿初核、各單位公文協調事宜(秘書室、人事室、學務處、軍訓室、國際處、資訊處、職涯處、校友處、會計室、校牧室、理學院、工學院、電資學院、校級研究中心)
(2) 主秘行程安排、連繫、登錄
二、公文系統管理
(1)秘書室登記桌公文、單位簽呈處理
(2)秘書室收發文、簽辦與公告
三、協助本校法律文書如契約之審閱、修訂與程序處理
(1)教務處、學務處、人事室、環安中心、體育室、研發處、校友處、校牧室、策略處、理學院、電資學院
(2)總務處-工程類契約、資訊處-制式契約
(3)設計學院-建築系、室設系、其他設計學院所屬單位(學位學程)
(4)工學院-土木系、化工系、環工系
(5)校內法規修正或新訂前之諮詢與處理、訴訟案件等
四、會議事務
(1)行政協調會會議邀約、議題彙整、會議紀錄製發
(2)校務會議議題彙整、會議記錄、發文、決議案件追蹤
(3)校務會議提案審查小組相關會議事宜
(4)臨時交辦召開會議(防疫會議)
五、其他
(1)行政大樓門禁系統管理
(2)校長、主任秘書交辦事項
(3)法規彙編網管理
(4)主秘辦公室財產管理
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